استفاده از تکنولوژی می تواند بهترین دوست صاحبین کسب و کارهای کوچک باشد. همچنین می تواند به شما کمک کند تا موثرتر کار کنید، مشتریان بیشتری پیدا کرده و هنگام انجام کار در هزینه های تان صرفه جویی کنید. با توجه به استقبالی که امروزه از تکنولوژی در کسب و کارها شده و نفوذ اجتناب ناپذیری که مشاغل متعدد داشته است. ما نیز در اینجا به دوازده مورد مهم درباره اینکه چگونه تکنولوژی می تواند به کسب و کار کوچک شما کمک کند نگاهی می اندازیم.
چگونه استفاده از تکنولوژی می تواند پر سود و موثر باشد؟
1. آموزش آنلاین کسب و کار با استفاده از تکنولوژی
به عنوان یکی از صاحبین مشاغل کوچک، تمایل به افزایش دانش و گسترش تجربه تان، می تواند برایتان هزینه بر باشد. در این صورت، با صرف هزینه و زمان فراوان، شما می توانید به سراسر جهان سفر کرده و در رویدادهای تحصیلی و آموزشی بسیاری شرکت کنید. اما این موضوع چندان هم نمی تواند درست باشد. چون بیشتر ما به دلیل منابع مالی کم و چالش های زمانی، بسیار محدود هستیم. به همین دلیل، برنامه های آموزش خودآموز و رایگان تجارت بهترین راه برای افزایش دانش هستند. بنابراین شما می توانید ازخانه یا محل کارتان در بهترین زمان ممکن این آموزش ها را پیگیری کنید. منابع خاص بسیاری در مورد آموزش آنلاین کسب و کار وجود دارند و هر موضوعی را که مد نظر شما باشد؛ پوشش می دهند. اما برای این کار ابتدا لازم است که بدانید چگونه برنامه ی آموزش تجارت آنلاین مناسب را انتخاب کنید، چون منابع بسیاری وجود دارد.
2. نرم افرار open-source یا منابع باز (نرم افزار هایی که کد آن ها جهت ارتقاء برنامه در دسترس است.)
نرم افزار های منابع باز برای صاحبین کسب و کارهای کوچک طراحی شده اند تا این افراد بتوانند در برنامه های تجاری اصلی و مدیریت روزانه کسب و کارشان از آن ها استفاده کنند. نرم افزارهای منابع باز برای بسیاری از صاحبین مشاغل کوچک جذاب هستند. زیرا معمولاً برای استفاده از این نرم افزار نیازی به سرمایه گذاری مالی ندارند و این برنامه ها اغلب نسبت به نیازهای صاحبین کسب و کارهای کوچک قابل تغییرند. یکی از معروف ترین ابزارهای منابع باز در دسترس OpenOffice.org است که یک مجموعه نرم افزاری اداری است و به پردازش اطلاعات، سخنرانی ها، گرافیک ها، پایگاه داده ها و غیره می پردازد.
3. استفاده از خطوط تلفنی
خوب است برای بهتر پیش بردن روند کارهای خود، ملاقات های حضوری را از لیست کارهای تان حذف کنید. این روزها بسیاری از صاحبین کسب و کارها برای انجام کارهایشان به دفتر کار و کامپیوتر علاقه ای ندارند. یکی از راه هایی که صاحبین این مشاغل می توانند به صورت مداوم با کارشان در ارتباط باشند استفاده از تکنولوژی در کسب و کارشان یعنی سرویس خطوط تلفنی است. تلفن های همراه,voip (انتقال همزمان مکالمات تلفنی بر روی یک شبکه تلفنی دیتا) و خطوط مجازی تلفن از گزینه های در دسترس هستند.
4. سرویس کنفرانس های اینترنتی
بسیاری از کارهایی که ما به عنوان صاحبین کسب و کارهای کوچک انجام می دهیم دارای عناصر مجازی بوده و تحت تأثیر استفاده از تکنولوژی در کسب و کارها هستند. یکی از مثال هایی که می توان به آن اشاره کرد توانایی برقراری کنفرانس های اینترنتی با گروهی از اعضای تیم و یا مشتریان در موقعیت های مختلف است. انواع بسیاری از کنفرانس های اینترنتی وجود دارد بعضی های آنان رایگان هستند که به صاحبین مشاغل کوچک این توانایی را می دهند تا کنفرانس های تلفنی شان را در چند قسمت و در هر زمان که بخواهند بدون نیاز به هیچ گونه خطوط تلفنی و ارتباطی برقرار کنند. همچنین تعدادی نرم افزار برای ایجاد کنفرانس اینترنتی نیز وجود دارند که به شما این اجازه را می دهند تا با اعضای تیم تان در موقعیت های مختلف در سراسر جهان مانند زمانی که با آن ها رو در رو هستید، صحبت کرده و در ارتباط باشید.
5. ابزارهای مدیریت زمان
احتمالا شما به عنوان یکی از صاحبین کسب و کارهای کوچک در هر ساعت صورت حساب های زیادی برای مشتریان تان صادر می کنید. از این رو می توانید ابزاری پیدا کنید تا بر زمان خود؛ مدیریت داشته باشید. این امر می تواند بسیار سودمند باشد. به عنوان مثال شما می توانید با استفاده از تکنولوژی و ابزارهای مدیریت زمان، زمان انجام پروژه تان را به صورت دقیق تخمین بزنید. همچنین این ابزارها کمک می کنند تا بهره وری از کارتان را نیز افزایش دهید. امروزه ابزارهای مدیریت زمان بسیاری مانند برنامه های کامپیوتری، ابزارهای آنلاین و حتی سرویس هایی که به پروژه های مدیریتی و برنامه های حسابداری بزرگ تر تبدیل می شوند؛ وجود دارند.
6. سرویس های آنلاین صورت حساب
امروزه برنامه های دفترداری متعددی در طرح ها و سایزهای مختلفی به وجود آمده اند. اما استفاده از این برنامه ها بستگی به نیازهای شما دارد. شما ممکن است نیازی به حسابداری گسترده ای برای کسب و کارتان نداشته باشید؛ پس خدمات آنلاین حسابداری می تواند برای کسب و کار شما مناسب باشد و به شما اجازه دهد تا فرآیند کارتان را سریع تر و موثرتر انجام دهید. هنگامی که صحبت از پرداخت ها می شود استفاده از تکنولوژی در کسب و کارها مهم تر شمرده شده و منابع بسیاری در زمینه ی پرداخت آنلاین نیز وجود دارد.
7. نرم افزارهای کنترل از راه دور کامپیوتر
باز هم استفاده از تکنولوژی در کسب و کار می تواند بین صاحبین مشاغل کوچک و سیار بودن آن ها ارتباط برقرار کند. دسترسی داشتن به کامپیوتر اداره تان و اطلاعات آن حتی زمانی که آن جا نیستید شما را قادر می سازد تا آن ها را از طریق تلفن همراه هوشمند و یا آی پدتان ببینید و اصلاح کنید. در واقع زمانی که این تکنولوژی به مدیریت کسب و کار شما اضافه شود می تواند باعث پیشرفت شما نیز خواهد شد. نرم افزارهای دسترسی از راه دور به کامپیوتر مانند GoToMyPC و LogMeln به شما کمک می کنند تا همواره با کارتان در ارتباط باشید؛ حتی زمانی که در محل کارتان حضور ندارید.
8. ابزارهای اسکریین کستینگ screencasting
اسکریین کستینگ ایجاد و نمایش یک فیلم از فعالیت خاصی را روی کامپیوترتان همراه با صدا نقل می کند و شما می توانید آن را با دوستانتان به اشتراک بگذارید. اسکرین کست ها می توانند برای اهداف بسیاری مانند کلاس های خصوصی، اثبات کردن موضوع ها و کلاس های درس استفاده شوند. ابزارهای اسکریین کستینگ متنوعی برای صاحبین مشاغل کوچک در دسترس هستند که سطوح پیچیدگی و قابلیت ها را تغییر می دهند.
9. برنامه ی تبدیل آنلاین پرونده ها یا فایل ها
اگر می خواهید قالب یک فایل غیرمعمول را تغییر دهید و نرم افزار لازم را ندارید و یا اگر با یک کامپیوتر جدید کار می کنید. ابزارهای تبدیل فایل ها می توانند فرآیند کارتان را سریع تر و بی دردسرتر پیش ببرند. سرویس هایی برای تبدیل اسناد و فایل های صوتی و تصویری و حتی گرافیک ها به قالب هایی جدید وجود دارد تا روند پیشبرد امور در کسب و کارتان را آسان تر کرده و سرعت ببخشند.
10. ابزارهای اسکریین شات
اسکریین شات (تصویری است که توسط رایانه برای ثبت بخش های نمایان نشان داده شده، ذخیره می شود.) توانایی عکس گرفتن از چیزی که شما بر روی صفحه کامپیوترتان می بینید به شدت مفید است. به طوری که استفاده از این ابزار نیز می تواند در بسیاری از امور مربوط به کسب و کارتان کارآمد و کاربردی باشد.
11. نرم افزارهای هلپ دسک (help desk)
برنامه هایی هستند که برای پاسخ دهی به مشکلات مشتریان به کار می روند. سرویس پاسخ دهی به مشتریان برای همه صاحبین کسب و کارهای کوچک از اهمیت بسیاری برخوردار است. در واقع این نرم افزار یکی از راه هایی است که شما می توانید خدمات به مشتری را به کارتان پیوند بزنید و در وب سایت تان آن را به عنوان هلپ دسک یا سرویس خدمات به مشتری داشته باشید. این ابزارها توانایی شما را برای پاسخ دهی به نیاز مشتریانتان افزایش می دهند و فرآیند مدیریت ارتباطاتتان را تا حدود زیادی روان تر و بهتر می کنند.
12. برنامه ریزی آنلاین قرار ملاقات ها
اگر شما به برنامه ریزی قرار ملاقاتی با یک مشتری نیاز دارید؛ یک محصول دمو را برای انتظاری جدید مدیریت کنید و یا برنامه یک ناهار شخصی را با دوست تان بریزید. برنامه ریزی آنلاین قرار ملاقات ها به شما این اجازه را می دهند تا همه چیز را یکجا مدیریت کنید. شما می توانید در زمان تان صرفه جویی کرده و به دیگران اجازه دهید تا زمان های آزاد را در تقویم تان پر کنند و تنها با یک نگاه کلی و مختصر قرار ملاقات های تان را در آینده ببینید. همچنین نرم افزار برنامه ریزی آنلاین قرار ملاقات ها به شما این امکان را می دهند که سیستمی را برای دیگران به جز خودتان طراحی کنید تا بتوانند به تقویم تان دسترسی داشته باشند و شما در این زمینه بهتر مدیریت کنید.
