یکی ازجنبه‌های تجارت بین‌الملل که به نظر بسیارچالش برانگیز است، لیست طولانی اسناد مورد نیاز برای تجارت است. ما می‌خواهیم دسته‌بندی اصلی این اسناد را بررسی کرده و در آخر عملکردی را که این اسناد در تجارت بین‌الملل انجام می‌دهند را بیان کنیم.
انواع اسناد مختلف در سه دسته عمده قرار می‌گیرند. در مقاله‌ی زیر نگاهی به این دسته‌ها و چک لیست‌ها می‌اندازیم.
مستندات تجاری
اسناد رایجی هستند که در اکثر تجارت‌ها وجود دارند. این اسناد ممکن است با نام‌های مختلفی شناخته شوند اما بیشترکارهای تجاری با استفاده از آنها انجام می‌شوند. این اسناد اثبات خرید، بیمه یا آزادی مرسوله و موارد دیگر را نشان می‌دهند. آنها عبارتند از:
1. بارنامه
این یک قرارداد بین شرکت حمل و نقل کالا و صاحب کالا است. این قرارداد جزئیات کالاهای موجود در محموله، مقصد و مبدا آنها را مشخص می‌کند. این به عنوان تعهدی از طرف شرکت حمل‌ونقل است که او محموله را سالم و با شرط دریافت آن تحویل خواهد داد. در این بارنامه مشخص می‌شود پس از اینکه هزینه‌ی حمل‌ونقل را پرداخت کردید، بار حمل و ارسال می‌شود. این بارنامه سایر جزئیات مربوط به کشتی حامل کالا، بندری که از آن حمل شده است، مقصد و مشخصات صادرکننده را مشخص می‌کند.
2. بارنامه راه هوایی
این سند تقریبا با قرارداد بارنامه که در بالا توضیح داده شد قابل مقایسه است اما هنگامی استفاده می‌شود که در انتخاب سرویس جابجایی کالا از حمل‌ونقل هوایی برای حمل‌ونقل کالا استفاده شود. در اصل یک متن و قرارداد برای حمل و نقل کالا است و دریافت کالاها را پس از رسیدن به مقصد امکان‌پذیر می‌کند.
3. اسکناس
اسکناس یک دستور کتبی است که در وهله اول در تجارت بین‌الملل مورد استفاده قرار می‌گیرد و یک طرف را ملزم می‌کند مبلغ ثابتی را در صورت تقاضا یا در یک تاریخ از پیش تعیین شده به طرف دیگر پرداخت کند. اسکناس‌ها مانند چک‌ها و سفته‌ها هستند و توسط افراد یا بانک‌ها قابل تهیه است.
4. فاکتور تجاری
این یکی از مهمترین اسناد مورد نیاز برای تجارت و خلاصه‌ای از معامله است. این فاکتورمشخصات خریدار، شرکت حمل ونقل، فروشنده، گمرکات خارجی، مشخصات بانکی و کارگزاران واردات و صادرات را در بر دارد. همچنین شامل قیمت اقلام موجود در محموله و همچنین شرایط حمل آنها می‌باشد. در بعضی مواقع، معامله‌گران از یک پیش فاکتوراستفاده می‌کنند که امکان پرداخت قبل از ترخیص کالا را فراهم می‌کند.
5. لیست بسته‌بندی
این لیست شامل اطلاعات مربوط به آنچه در بسته است می‌باشد. این جزئیات برای مثال نحوه برچسب‌گذاری کالا، ابعاد بسته‌بندی و وزن بسته‌بندی را نشان می‌دهد. ممکن است در بسیاری از کشورها اجباری نباشد اما به شرکت‌های حمل ونقل کالا کمک می‌کند تا بارنامه‌ی مربوط به محصول موردنظر را تهیه کنند.
6. گواهی بیمه
با توجه به مبالغ هنگفتی که معمولاً در تجارت بین‌الملل هزینه و سرمایه‌گذاری می‌شود، بیشتر افراد تجار از بیمه استفاده می‌کنند. این امر در صورت وقوع بدترین حالت، ضرر را کاهش می‌دهد و به رسیدن کالاها به مقصد کمک می‌کند. زمانی که کالاها را بیمه کرده و نیاز به استفاده از آن را داشته باشید، باید مدرک گواهی بیمه را ارائه دهید.
7. اعتبار نامه
اعتبارنامه یکی دیگر از موارد بسیار مهم در لیست اسناد مورد نیاز تجارت است. این سند، یک تعهد کتبی است که وارد کننده برای اطمینان از اینکه می تواند کالاها را به صورت کامل تامین کند، ارائه می دهد. این تعهد به صادرکننده، در زمینه تجاری امنیت می‌دهد. این امر به ویژه برای افرادی که سابقه تجارت قبلی ندارند، برای واردکنندگان در کشورهای بی‌ثبات (از نظراقتصادی یا سیاسی) و هر شخص دیگری که باید در امور تجاری احتیاط کند، بسیار مفید است.
مستندات نظارتی
مستندات نظارتی به اسناد مورد نیاز قانون اشاره دارد. آنها شواهدی از انطباق با الزاماتی مانند بازرسی گمرکی و مقررات ارزی را نشان می‌دهند. آنها عبارتند از:
1. گواهی‌های بازرسی
اینها معمولاً از کشور تامین‌کننده‌ی کالا، صادر می‌شوند و بطور خاص برای محصولات مکانیکی یا فاسدشدنی اعمال می‌شوند.این محصولات شامل اقلام غذایی و محصولات خوراکی است.
2. اطلاعات صادرات الکترونیکی
اطلاعات صادرات الکترونیکی زمانی باید ثبت شود که ارزش کالای طبقه‌بندی شده بیش از 2500 دلار باشد یا زمانی که مجوز معتبر برای صادرات کالا مورد نیاز باشد. صادرکننده مسئول تهیه‌ی اطلاعات صادرات الکترونیکی است و شرکت حمل ونقل آن را در گمرک و مرزهای ایالات متحده ثبت می‌کند و با این کار صحت اطلاعات داده شده در مورد کالاها تایید می‌شود.
3. گواهی بهداشت
در اکثر موارد، هنگام واردات محصولات کشاورزی ممکن است به این اسناد نیاز داشته باشید. محصولات معمولاً از نظر سمیت و آفات مورد بررسی قرار می‌گیرند و به عنوان محصولات بی‌خطر و یا فاسد اعلام می‌شوند. استانداردها از مکانی به مکان دیگر متفاوت است اما هنگامی که سطح اولیه مورد نیاز را بررسی می‌شود، گواهی توسط مقام مربوطه اعطا می‌شود. این بازرسی هنگام ورود به کشور واردکننده انجام می‌شود و هر کالایی که مطابقت نداشته باشد رد می‌شود. مراجع بازرسی الزامات و مقررات خود را تعیین می‌کنند و شما باید قبل از رساندن کالاها، در مورد قوانین و اسناد مورد نیاز برای تجارت با آنها صحبت کرده باشید تا از خسارت‌های احتمالی جلوگیری کنید.
اسناد ترخیص کالا از گمرک
این موارد معمولاً به صورت صدور گواهینامه از مقامات خاص صورت می‌گیرد و اثبات وجود برخی استانداردهای تعیین‌شده برای ترخیص کالا را نشان می‌دهد. از آنجا که مقررات از کشوری به کشور دیگر متفاوت است، اسناد زیادی در این زمینه وجود دارد. اما ما قصد داریم فقط چند مورد از محبوب‌ترین‌ها را مورد بررسی قرار دهیم:
1. لایحه حمل ونقل برای صادرات
این سند مهمی است که گمرک برای اجازه حمل ونقل کالا به آن نیاز دارد. صورتحساب حمل کالاهای غیرضروری و صورتحساب‌های حمل ونقل کالاهایی که باید عوارض پرداخت کنند می‌باشند. از آنجا که این موضوع از کشوری به کشور دیگر متفاوت است، شما باید قبل از انتخاب آنها را بررسی کنید.
2 . گواهی مبدا
گواهی مبدا سندی است که توسط کشورصادرکننده کالا، صادر می‌شود و به عنوان اثبات اینکه کالاهای یک محموله خاص در آن کشور ساخته شده است می‌باشد. این گواهی زمانی کاربرد دارد که مقامات گمرکی یک کشور قوانین سختگیرانه‌ای وضع کرده باشد و صادرات از مناطق خاصی را ممنوع کرده باشد.
3. مجوز واردات
بسته به مقررات کشورهای خاص، ممکن است واردات برخی محصولات ممنوع نباشند ولی محدودیت‌هایی را داشته باشند. برای واردکردن چنین محصولاتی به کشور، شما نیاز به مجوز واردات دارید تا نشان دهید که از روش درستی استفاده کرده‌اید و اجازه واردات دارید.
هدف از ارائه اسناد صادرات
اسناد تجارت، ایمنی کالا را تا رسیدن به مقصد تضمین می‌کند.برای امنیت محموله، اسناد متعددی تهیه و همراه آن ارسال می‌شود. دلیل این امر این است که آنها دقیقاً آنچه را که باید محموله داشته باشد را بیان می‌کنند. علاوه بر این، شرکت حمل ونقل جزئیات مربوط به وزن و ابعاد محموله را نیز بیان می‌کند. جزئیات مربوط به محموله در بارنامه ها گنجانده می شود. این اسناد تأیید می‌کنند که آنچه دریافت می‌شود همان چیزی است که درواقع سفارش داده‌اید. همچنین آنها با این اسناد، کلاهبرداران بالقوه را از دستکاری محموله بازمی‌دارند.
این اسناد پرداخت‌ها را آسان می‌کنند. پرداخت هزینه کالاهایی که هنوز دریافت نشده‌اند تنها با داشتن اسناد امکانپذیرهستند و همچنین این اسناد مهم توسط اسناد صادراتی انجام می‌شوند. این عمل برای افرادی که پول را به خارج از کشور منتقل می‌کنند مفید است زیرا ملزم هستند که دلیل دقیق پرداخت را بیان کنند. به ویژه هنگامی که مبالغ هنگفت نقدی انتفال داده می‌شود نیاز به مستندسازی دارد و در غیراینصورت معامله غیرممکن است.
این اسناد اعتماد بین تجاررا ایجاد می‌کنند. معمولاً از واردکننده کالا درخواست می‌شود که تصویری از فاکتور و لیست بسته‌بندی را ارسال کند تا اطمینان حاصل شود که کالا به شرکت باربری انتقال داده شده است. معامله‌گران باتجربه‌تر هر چه زودتر تصاویر اسناد مربوطه را ارسال می‌کنند تا هر گونه تردید در ذهن یک واردکننده را از بین ببرند.
اسناد خاصی برای ترخیص کالا از گمرک لازم است
بدون نشان‌دادن مستندات مربوطه، نمی‌توانید هر محموله را از گمرک ترخیص کنید. اسناد گمرکی از کشوری به کشور دیگر و همچنین با توجه به نوع کالای مورد نظرمتفاوت است. از جمله محصولات حساس مانند دارو و تجهیزات پزشکی برای واردات اقدامات سختگیرانه‌تری دارند. بنابراین آنها برای اثبات مطابقت با استانداردها، نیاز به صدورگواهینامه از مقامات مختلف دارند.
صادرکنندگان باید هم در کشور خود و هم در بازار از استانداردهای خاصی پیروی کنند. این موارد از منطقه‌ای به منطقه دیگر بسیار متفاوت است و در صورت تخلف در معرض مجازات قرارمی‌گیرند. به عنوان مثال، کالاهای خاصی وجود دارد که انتقال آنها کنترل می‌شود. برای چنین کالاهایی، یک بازرگان برای خروج از کشور خود و رسیدن به مقصد باید مجوز صادرات واردات را دریافت کند.
این اسناد، تفاوت در چارچوب‌های قانونی هر دو کشور تجاری را پوشش می‌دهد. قوانین و مقررات مربوط به تجارت دربرخی مواقع با هم تداخل دارند در حالی كه در مواقعی دیگر به موازات همدیگر پیش می‌روند. به همین دلیل داشتن اسناد مناسب و در دسترس بسیار اهمیت دارد. این یک اقدام حفاظتی برای شرکای تجاری است و تمام روزنه‌ها را مهر و موم می‌کند.
مستندات، عنوان کالاهای خاص را تعریف می‌کند. تنها راهی که یک گیرنده حق جمع‌آوری کالا از بندر ورودی را دارد، استفاده از اسناد مناسب است. بدون چنین وضعیتی هرج و مرج ایجاد می شود که کالاهایی اشتباه می‌شوند و دائماً گم می‌شوند اما اسناد مناسب، اثبات مالکیت گیرنده را تضمین می‌کند. شرکت حمل ونقل کالا، باید صحت این مدرک را تأیید و نسبت به ترخیص کالاها اقدام کند.
چگونه سایت بازار می تواند به شما کمک کند
برای درک اینکه چه اسنادی برای محصولات خاص و بازارهای مختلف مورد نیازاست، زمان زیادی لازم است. پر کردن و تأیید صحیح اسناد توسط مقامات مربوطه نیز چالش دیگری است که ممکن است با آن روبرو شوید.
کوچکترین خطا در این زمینه حساس می‌تواند برای تجارت شما به معنای عدم موفقیت باشد زیرا ممکن است محموله شما توسط مقامات گمرکی رد یا ضبط شود.
اینجاست که سایت بازار وارد معادله می‌شود. ما پاسخ هر مانعی هستیم که ممکن است در روش‌های جمع آوری اسناد مورد نیاز تجارت با آن روبرو شوید. ما دانش و تجربه کافی در این زمینه را داریم و اطلاعات لازم در مورد نیازهای مختلف بازار را به روز کرده‌ایم و بنابراین اطمینان می‌دهیم که هیچ روزنه‌ای باقی نمانده است که بتواند چشم‌انداز تجاری شما را خراب کند.
ما تمام اطلاعات را دراختیار داریم تا به تجارت شما کمک کنیم. به غیر از کمک‌های لجستیکی، ما به افراد تجاراین فرصت را می‌دهیم تا درمحیط امن و دوستانه خود شبکه شوند.
بنابراین هرگونه نگرانی را که ممکن است در مورد تجارت بین‌الملل داشته باشید فراموش کنید. ما به شما کمک می‌کنیم اسناد و مدارک و سایر مراحل را برای موفقیت کامل بدست آورید.
